Tentang

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) KABUPATEN DAIRI

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.

Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada tanggal 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia. Dalam mendukung semangat keterbukaan informasi, Provinsi Sumatera Utara telah ditetapkan Peraturan Bupati Dairi Nomor 18 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Dairi yang ditindaklanjuti dengan penetapan Keputusan Bupati Dairi Nomor Surat Keputusan Bupati Dairi Nomor 391/042.05/II/2021 tentang Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten dairi.

UU KIP telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang dalam memperoleh informasi publik. UU KIP mengamanatkan setiap badan publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan dengan cara sederhana. Untuk memberikan pelayanan informasi, setiap badan publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Salah satu tugas PPID adalah menyediakan akses informasi publik bagi pemohon informasi. Terkait dengan tugas tersebut, PPID Kabupaten Dairi menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Dairi. Dengan adanya SOP ini, diharapkan implementasi UU KIP dapat berjalan efektif, sehingga hak dan kewajiban badan publik maupun pemohon informasi dapat dilaksanakan dengan optimal sesuai dengan tujuan UU KIP.

Dalam penerapan UU KIP di Kabupaten Dairi  terdapat istilah-istilah sebagai berikut:

  1. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
  2. Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik selanjutnya disebut UU KIP adalah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaan lainnya.
  3. Badan Publik Pemerintah Daerah selanjutnya disebut Pemkab Dairi adalah satu entitas Pemerintah Kabupaten Dairi, meliputi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya yang merupakan bagian dari Pemerintah Kabupaten Dairi.
  4. OPD adalah perangkat daerah pada Pemerintah Kabupaten Dairi;
  5. Pejabat pengelola informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi dan dokumentasi yang terdiri dari PPID Utama dan PPID Pembantu.
  6. PPID Utama adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi dan dokumentasi Pemerintah Kabupaten Dairi.
  7. PPID Pembantu adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi pada SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Dairi.
  8. Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan Atasan PPID Utama .
  9. Pengelola layanan informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat PLID adalah susunan pengelola layanan informasi dan dokumentasi Pemerintah Kabupaten Dairi
  10. Perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
  11. Standar operasional prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas PPID.
  12. Daftar informasi dan dokumentasi publik yang selanjutnya disingkat DIDP adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh infonnasi dan dokumentasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Kabupaten Dairi  tidak termasuk informasi dan dokumentasi yang dikecualikan.
  13. Ruang pelayanan informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat RPID adalah tempat pelayanan informasi dan dokumentasi publik dan berbagai informasi dan dokumentasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi dan dokumentasi publik.
  14. Sistem informasi dan dokumentasi publik yang selanjutnya disingkat SIDP adalah sistem penyediaan layanan informasi dan dokumentasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.
  15. Laporan layanan inforrnasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat LLID adalah laporan yang berisi gambaran umum kebijakan teknis informasi dan dokumentasi, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi dan rekomendasi serta rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan inforrnasi dan dokumentasi.
  16. Forum koordinasi pejabat pengelola informasi dan dokumentasi pemerintah daerah Kabupaten Dairi adalah wadah komunikasi, koordinasi, konsolidasi, pembinaan dan pengawasan PPID Pemerintah Kabupaten Dairi.
  17. Sengketa informasi publik adalah sengketa yang terjadi antara badan publik dengan pemohon informasi publik dan/atau pengguna informasi publik yang berkaitan dengan hak memperoleh dan/atau menggunakan informasi publik berdasarkan peraturan perundang-undangan.
  18. Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum atau badan publik.
  19. Pemohon inforrnasi publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintan informasi publik sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.

ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

  1. Transparansi Pengguna informasi publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
  2. Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi publik sebagaimana dimaksud dalam Undang­ Undang tentang Keterbukaan Inforrnasi Publik.
  3. Pengklasifikasian informasi publik adalah penetapan informasi sebagai informasi yang dikecualikan berdasarkan Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik.
  4. Pengujian konsekuensi adalah pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada pemohon informasi dengan mempertimbangkan secara seksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Adalah pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi kepada pemohon informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proposional dan cara sederhana. Pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas. 

  1. Bersifat terbuka – mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
  2. Akuntabilitas – dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  3. Kondisional – sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas .
  4. Partisipatif – mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
  5. Kesamaan Hak – tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status ekonomi.
  6. Keseimbangan hak dan kewajiban – pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing.

OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh front office dan back offfice yang baik :

Front office dilaksanakan oleh Bidang Informasi dan Komunikasi Publik PLID yang memberikan pelayanan langsung maupun tidak langsung menggunakan media surat, telepon, fax atau email/website.

Back office, meliputi:

  1. Bidang Sumber Daya Komunikasi dan Akses Informasi;
  2. Bidang ISKI;

DESK LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID Kabupaten Dairi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media surat, telepon, fax atau email/website.

WAKTU PELAYANAN  INFORMASI PUBLIK

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Kabupaten Dairi menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi publik. Adapun hari dan waktu pelayanan informasi adalah sebagai berikut:

Senin s/d Kamis      : 08.00 – 16.00 Wib (Istirahat : 12.00 – 13.00 Wib)

Jumat                     : 08.00 – 15.30 Wib (Istirahat: 12.00 – 13.30 Wib)

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN INFORMASI PUBLIK

Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan;

  1. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan permohonan informasi. PPID Kabupaten Dairi akan menyampaikan pemberitahuan tertulis terkait informasi yang diminta serta biaya yang dibutuhkan. PPID Kabupaten Dairi  juga dapat meminta penambahan waktu penyelesaian permohonan informasi paling lama 7 (tujuh) hari kerja disertai dengan alasan tertulis perihal keterlambatan pemberian informasi.
  2. Jika pemohon informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan materi informasi yang diberikan. Tetapi apabila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

BIAYA/TARIF LAYANAN INFORMASI PUBLIK

PPID Kabupaten Dairi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya). Sedangkan untuk penggandaan dokumen dan pengiriman dokumen ditanggung sepenuhnya oleh pemohon informasi.

KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Dalam pelayanan informasi publik, pemohon informasi dibantu oleh petugas informasi pada desk layanan informasi publik yang memiliki kompetensi di bidang pengetahuan mengenai peraturan terkait UU KIP dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.

LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pengelolaan hasil penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan laporan pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan informasi publik membuat laporan hasil pelaksanaan tugas informasi publik untuk disampaikan kepada pimpinan Badan Publik dan Komisi Informasi Provinsi. Bidang Informasi dan Komunikasi Publik membuat laporan hasil pelaksanan tugas pelayanan informasi publik untuk disampikan kepada PPID Utama. Selanjutnya PPID Utama melaporkan kepada pemerintah atasan dan Komisi Informasi.

Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.

KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK

Setiap pemohon informasi publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada Atasan PPID berdasarkan alasan berikut:

  1. Permohonan informasi ditolak ;
  2. Informasi berkala tidak disediakan;
  3. Permintaan informasi tidak ditanggapi;
  4. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;
  5. Permintaan informasi tidak dipenuhi;
  6. Biaya yang dikenakan tidak wajar; dan
  7. Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan.

KEDUDUKAN PPID

Kedudukan dan Penunjukan PPID Kabupaten Dairi:

Pemerintah Kabupaten Dairi melaksanakan pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dengan menetapkan PPID.

  1. PPID terdiri dari PPID Utama dan PPID Pembantu.
  2. PPID Utama melekat pada pejabat struktural Eselon II yang membidangi tugas dan fungsi pelayanan informasi dan dokumentasi dan/atau kehumasan.
  3. PPID Pembantu dijabat oleh pejabat Eselon III OPD yang menangani informasi dan dokumentasi.
  4. PPID Pembantu terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, Badan dan/atau Pejabat Fungsional.

TUGAS DAN WEWENANG

PPID Utama bertugas:

menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;

  1. menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
  2. mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
  3. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik;
  4. melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;
  5. melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan;
  6. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
  7. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
  8. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu;
  9. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai kebutuhan dengan kebutuhan;
  10. mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;
  11. menugaskan PPID Pembantu dan/atau pejabat fungsional untuk mengumpulkan, mengelola dan memelihara informasi dan dokumentasi; dan
  12. membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan keputusan Gubernur.

PPID Utama berwenang:

  1. menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  2. meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
  3. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu;
  4. menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik; dan
  5. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan serta memelihara informasi dan dokumentasi.

PPID Pembantu bertugas :

  1. membantu PPID Utama melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya;
  2. menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
  3. melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
  4. menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi publik secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
  5. mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup SKPD untuk menjadi bahan informasi dan dokumentasi publik;
  6. menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala sesuai kebutuhan.

PPID Pembantu Sekretariat DPRD bertugas :

  1. menyampaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai peraturan perundang-undangan;
  2. mengkoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik.
Back to top button